CÀI ĐẶT SCAN TO EMAIL CHO MÁY PHOTOCOPY HP

1. MỤC ĐÍCH

• Cấu hình chức năng Scan to Email qua giao diện EWS (Embedded Web Server).
• Giúp người dùng quét tài liệu và gửi thẳng đến email mà không cần máy tính trung gian.

2. THÔNG TIN CẦN CHUẨN BỊ

• Quyền Admin của máy HP
• Địa chỉ IP máy in
• Thông tin máy chủ SMTP (Server, Port, Security)
• Tài khoản email gửi (Username + Password hoặc App Password)
• DNS và cổng mạng mở (25, 465, 587)
• Lưu ý quan trọng: Với Gmail/Microsoft 365 cần tạo App Password.

3. TRUY CẬP GIAO DIỆN EWS

1. Xác định IP máy in (từ màn hình hoặc in trang Network Config).
2. Mở trình duyệt → gõ http://IP_máy_in hoặc https://IP_máy_in.
3. Đăng nhập bằng tài khoản Admin.

4. CÁC BƯỚC CẤU HÌNH SCAN TO EMAIL

1. Vào Scan hoặc Digital Sending → Scan to Email → Email Setup.
2. Bật Enable Scan to Email.
3. Nhập thông tin:
• SMTP Server: Ví dụ smtp.gmail.com
• Port: 465 (SSL) hoặc 587 (TLS)
• Security: SSL/TLS/STARTTLS
• Display Name: Tên hiển thị (ví dụ: Scan HP)
• From Address: Email gửi
• Username & Password: Tài khoản email
4. Lưu cấu hình (Apply/Save).
5. Thực hiện Test Send để kiểm tra.

5. CẤU HÌNH MẪU THAM KHẢO

• Gmail

• SMTP: smtp.gmail.com
• Port: 465 (SSL) hoặc 587 (TLS)
• Password: App Password (phải bật 2FA)

• Microsoft 365

• SMTP: smtp.office365.com
• Port: 587
• Security: STARTTLS

• SMTP nội bộ

• Server: mail.company.com
• Port: 25 (thường không cần xác thực)

6. KHẮC PHỤC LỖI THƯỜNG GẶP

7. CHECKLIST KỸ THUẬT VIÊN

• ☐ Có IP máy và đăng nhập EWS
• ☐ Có đầy đủ thông tin SMTP
• ☐ Chọn đúng Port & Security
• ☐ DNS hoạt động tốt
• ☐ Gửi Test Email thành công

8. KẾT LUẬN

• Cấu hình Scan to Email thành công khi đảm bảo 4 yếu tố chính:

1. SMTP Server & Port đúng
2. Bảo mật (SSL/TLS) phù hợp
3. Username/Password chính xác
4. Mạng & DNS hoạt động ổn định