CÀI ĐẶT SCAN TO FOLDER CHO MÁY PHOTOCOPY HP

1. MỤC TIÊU BÀI HỌC

• Sau khi hoàn thành, bạn sẽ biết:

• Tạo tài khoản Local User trên Windows
• Tạo và chia sẻ thư mục lưu file scan
• Cấu hình Scan to Network Folder trên máy HP
• Thực hiện scan tài liệu từ máy in về máy tính

2. ĐIỀU KIỆN CẦN CHUẨN BỊ

• Máy tính Windows kết nối cùng mạng với máy in (LAN hoặc Wi-Fi)
• Máy photocopy HP có chức năng Scan
• Biết IP của máy in và máy tính
• Quyền truy cập giao diện web của máy in (Admin Password/PIN)

3. NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG

• Máy photocopy quét tài liệu → gửi file qua mạng → lưu vào thư mục đã chia sẻ trên máy tính. Cần thực hiện đúng 4 phần:

1. Tạo tài khoản Local User
2. Tạo & chia sẻ thư mục
3. Cấp quyền truy cập
4. Cấu hình trên máy HP

4. QUY TRÌNH CÀI ĐẶT CHI TIẾT

• BƯỚC 1: Tạo tài khoản Local User trên Windows

1. Vào Settings → Accounts → Other users
2. Chọn Add account
3. Chọn I don’t have this person’s sign-in information → Add a user without a Microsoft account
4. Nhập tên: scanhp (không dấu, không khoảng trắng)
5. Đặt mật khẩu: Ví dụ Scan@123 → Hoàn tất.

• BƯỚC 2: Tạo thư mục lưu file 6. Mở File Explorer → Chọn ổ D: 7. Tạo thư mục mới: SCAN_HP (Đường dẫn: D:\SCAN_HP)
• BƯỚC 3: Chia sẻ thư mục và cấp quyền 8. Chuột phải vào thư mục SCAN_HP → Properties → tab Sharing → Advanced Sharing 9. Tick Share this folder 10. Chọn Permissions → Cấp Read + Change cho tài khoản scanhp hoặc Everyone 11. Copy đường dẫn mạng: \\IP_MAY_TINH\SCAN_HP (nên dùng IP)
• BƯỚC 4: Kết nối máy in với mạng 12. Kết nối máy HP qua LAN/Wi-Fi 13. Kiểm tra IP máy in (in trang Network Config)

• BƯỚC 5: Cấu hình trên giao diện web HP 14. Mở trình duyệt → gõ IP máy in (ví dụ: http://192.168.1.50) 15. Đăng nhập bằng Admin Password hoặc PIN 16. Vào Scan → Quick Sets → Nhấn + tạo mới 17. Chọn Type: Scan to Network Folder 18. Nhập:

• Name: SCAN_HP
• Network Path: \\192.168.1.100\SCAN_HP
• Username: scanhp
• Password: Scan@123

19. Nhấn Save and Test (kiểm tra kết nối)

• BƯỚC 6: Thực hiện Scan 20. Trên máy in: Chọn Scan → Scan to Network Folder 21. Chọn thư mục SCAN_HP 22. Đặt tài liệu lên kính hoặc khay ADF → Nhấn Send

5. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP & CÁCH XỬ LÝ

6. CHECKLIST TRƯỚC KHI BÀN GIAO

• Đã tạo tài khoản Local User + mật khẩu
• Đã share thư mục và cấp quyền Read/Change
• Đã bật Network Discovery & File Sharing
• Đã cấu hình Quick Set thành công (Save and Test OK)
• Scan thử và file xuất hiện đúng thư mục

7. KẾT LUẬN

• Tính năng Scan to Folder giúp tiết kiệm thời gian, quản lý tài liệu dễ dàng và chuyên nghiệp. 4 yếu tố quyết định thành công:

1. Tài khoản Local User đúng
2. Thư mục được chia sẻ và cấp quyền đầy đủ
3. Đường dẫn mạng chính xác
4. Máy in & máy tính cùng mạng LAN