HƯỚNG DẪN CÁCH CẤU HÌNH CA LÀM VIỆC CƠ BẢN TRONG PHẦN MỀM MITAPRO

HƯỚNG DẪN CÁCH CẤU HÌNH CA LÀM VIỆC CƠ BẢN TRONG PHẦN MỀM MITAPRO

Mục tiêu: Thiết lập các ca làm việc (shift) để phần mềm tự động nhận diện giờ chấm công vào – ra của nhân viên một cách chính xác.

1. Cách vào mục Cấu hình Ca làm việc

Từ giao diện chính của Mitapro:

• Chọn Ca làm việc.

2. Thêm ca làm việc mới

1.    Nhấn nút Thêm mới.

2.    Nhập Tên ca (ví dụ: Ca HC, Ca 1, Ca đêm…).

3.    Nhập Giờ vào làm và Giờ kết thúc làm việc.

Phần mềm sẽ tự động điều chỉnh 4 khung thời gian sau cho phù hợp nhất:

• Bắt đầu vào → Kết thúc vào: Khoảng thời gian được phép chấm giờ vào ca.
• Bắt đầu ra → Kết thúc ra: Khoảng thời gian được phép chấm giờ ra ca.

3. Ý nghĩa của 4 khung thời gian

• Bắt đầu vào & Kết thúc vào: Dùng để xác định nhân viên chấm công vào ca hợp lệ.
• Bắt đầu ra & Kết thúc ra: Dùng để xác định nhân viên chấm công ra ca hợp lệ.

Điều kiện để 1 ca được tính hợp lệ:

• Giờ chấm vào phải nằm trong khoảng Bắt đầu vào → Kết thúc vào.
• Giờ chấm ra phải nằm trong khoảng Bắt đầu ra → Kết thúc ra.

4. Ví dụ minh họa: Ca Hành Chính (HC) 08:00 – 17:00

Giả sử bạn thiết lập:

• Giờ vào làm: 08:00
• Giờ kết thúc: 17:00

Phần mềm tự động tạo ra các khoảng như sau:

• Bắt đầu vào: 05:00
• Kết thúc vào: 12:00
• Bắt đầu ra: 12:01
• Kết thúc ra: 23:59

Giải thích ví dụ:

• Nhân viên chấm vào lúc 07:30 → Hợp lệ (nằm trong 05:00 – 12:00).
• Nhân viên chấm ra lúc 17:15 → Hợp lệ (nằm trong 12:01 – 23:59).

Nếu chấm vào lúc 13:00 hoặc ra lúc 11:00 thì ca sẽ không hợp lệ.

Tóm tắt quy trình cấu hình ca làm việc

1.    Vào Ca làm việc.

2.    Nhấn Thêm mới.

3.    Nhập Tên ca, Giờ vào và Giờ ra.

4.    Kiểm tra lại 4 khoảng thời gian mà phần mềm tự động tạo.

5.    Nhấn Lưu.

Lưu ý quan trọng:

• Một ca chỉ hợp lệ khi cả giờ vào và giờ ra đều nằm trong khoảng cho phép.
• Bạn có thể tạo nhiều ca khác nhau (ca sáng, ca chiều, ca đêm, ca linh hoạt…).
• Sau khi tạo ca, cần gán ca cho từng nhân viên hoặc nhóm nhân viên ở mục “Gán ca cho nhân viên”.
• Nên thiết lập khoảng thời gian linh hoạt một chút (ví dụ: cho phép chấm sớm 30–60 phút) để phù hợp với thực tế.

Áp dụng đúng cách trên, phần mềm sẽ tự động tính toán giờ công, tăng ca, làm thêm giờ một cách chính xác và công bằng.