QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ ĐÁM MÂY VỚI ONEDRIVE VÀ SHAREPOINT

1. Tổng quan về OneDrive và SharePoint

OneDrive là gì? OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân của Microsoft. Bạn có thể dùng để:

• Lưu trữ file và tài liệu cá nhân
• Đồng bộ dữ liệu giữa máy tính, điện thoại và các thiết bị khác
• Chia sẻ file nhanh chóng

Phù hợp cho: cá nhân, nhân viên lưu trữ tài liệu riêng tư.

SharePoint là gì? SharePoint là nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác nhóm chuyên nghiệp. Nó cho phép:

• Tạo website nội bộ (team site)
• Xây dựng thư viện tài liệu tập trung
• Quản lý quyền truy cập chi tiết

Phù hợp cho: doanh nghiệp, nhóm làm việc, dự án cần phối hợp.

2. Hướng dẫn sử dụng OneDrive (Cơ bản)

Bước 1: Truy cập OneDrive

• Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft (Outlook, Hotmail hoặc tài khoản công ty).
• Vào Microsoft 365 → chọn OneDrive.

Bước 2: Tải file lên (Upload)

• Nhấn nút Upload → chọn Files hoặc Folder.
• Chọn file/thư mục từ máy tính để tải lên đám mây.

Bước 3: Tạo thư mục mới

• Nhấn New → chọn Folder.
• Đặt tên thư mục rõ ràng để dễ quản lý (ví dụ: Báo cáo 2026, Tài liệu dự án…).

Bước 4: Chia sẻ file

• Chọn file hoặc thư mục → nhấn Share.
• Nhập email người nhận hoặc tạo link chia sẻ.
• Có thể đặt quyền: Chỉ xem hoặc Cho phép chỉnh sửa.

3. Hướng dẫn sử dụng SharePoint (Cơ bản)

Bước 1: Truy cập SharePoint

• Vào Microsoft 365 → chọn SharePoint.
• Chọn Site (trang nhóm) bạn cần làm việc.

Bước 2: Tải tài liệu lên thư viện

• Vào mục Documents.
• Nhấn Upload → chọn file hoặc folder.

Bước 3: Phân quyền truy cập

• Chọn file hoặc thư mục → nhấn Manage Access.
• Cấp quyền cụ thể: Xem, Chỉnh sửa, hoặc Toàn quyền kiểm soát.

Bước 4: Cộng tác theo thời gian thực

• Mở file Word, Excel, PowerPoint trực tiếp trên trình duyệt.
• Nhiều người có thể chỉnh sửa cùng lúc và thấy thay đổi ngay lập tức.

4. So sánh nhanh OneDrive và SharePoint

Bảng so sánh:

5. Khi nào nên dùng công cụ nào?

Dùng OneDrive khi:

• Lưu file cá nhân hoặc tài liệu riêng
• Cần chia sẻ nhanh với vài người
• Làm việc độc lập, đồng bộ giữa các thiết bị

Dùng SharePoint khi:

• Làm việc nhóm, dự án chung
• Quản lý tài liệu của công ty hoặc bộ phận
• Cần kiểm soát quyền truy cập nghiêm ngặt và cộng tác chuyên sâu

6. Lợi ích của lưu trữ đám mây (OneDrive & SharePoint)

• An toàn dữ liệu: Tự động backup, ít nguy cơ mất mát do hỏng ổ cứng.
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Chỉ cần internet là có thể làm việc.
• Cộng tác dễ dàng: Nhiều người cùng chỉnh sửa mà không cần gửi file qua email.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí lưu trữ vật lý.

Tóm tắt

OneDrive phù hợp cho lưu trữ và chia sẻ cá nhân, trong khi SharePoint là công cụ mạnh mẽ dành cho quản lý tài liệu nhóm và cộng tác nội bộ.

Việc nắm rõ hai công cụ này giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn trong môi trường làm việc số hiện nay.

Đối tượng phù hợp:

• Nhân viên văn phòng thường xuyên làm việc với tài liệu
• Doanh nghiệp muốn quản lý dữ liệu tập trung
• Người mới bắt đầu với Microsoft 365
• Nhóm dự án cần chia sẻ và cộng tác mượt mà